La gestion est l’application quotidienne de la vision et des orientations par des pratiques de gestion qui sont du ressort de la direction/coordination. Elles touchent à la planification, l’organisation, la gérance des activités, la définition et la mise en œuvre de stratégies, de processus, de méthodes et de mécanismes visant à gérer le travail terrain. La gestion est aussi la capacité à équilibrer les actions et les projets entrepris avec les ressources disponibles (humaines, matérielles, financières).
La gouvernance est une question de vision et d’orientation organisationnelle. Dans la plupart des organismes communautaires autonomes, la gouvernance est assurée par un conseil d’administration qui peut également être appelé comité de gestion, conseil de direction, conseil des gouverneurs, conseil exécutif, etc. Ce groupe supervise l’organisation en s’assurant qu’elle remplit sa mission, qu’elle respecte ses valeurs et qu’elle reste viable à long terme. D’une part, elle concerne la relation entre les membres du CA et la direction ou la coordination, et d’autre part, la direction/coordination de l’organisme et les parties prenantes comme les employés, les bénévoles, les partenaires et collaborateurs, les bailleurs de fonds et l’État avec ses composantes municipales, provinciales et fédérales.
Le CA d’un OCAJ a pour objectifs de:
- Établir et préserver sa mission, sa vision et ses valeurs ;
- Prendre des orientations en conséquence des balises de l’action communautaire autonome et de l’approche globale communautaire ;
- Développer sa stratégie et en définir les objectifs ;
- Créer et approuver les politiques et les règlements ;
- Garantir la conformité avec le document constitutif (la charte)
- Sélectionner, gérer et soutenir la direction ou la coordination ;
- Déléguer le pouvoir et l’encadrer
- Signifier des attentes clairement définies ;
- Contrôler la performance ;
- Garantir la responsabilité et la conformité avec les lois et les réglementations de l’État ;
- Assurer une supervision financière appropriée.
Une fois que l’équilibre entre les responsabilités du conseil, de la direction/coordination ou de la coordination et des employés est établi et qu’il fonctionne bien, l’organisation est plus apte à :
- Remplir sa mission ;
- Concrétiser sa vision ;
- Respecter ses valeurs constitutives ;
- Travailler conjointement avec ses partenaires et collaborateurs ;
- Interagir avec tous les groupes de sa communauté locale ;
- Répondre aux attentes des parties prenantes ;
- Établir des programmes de qualité qui soient réalisables et efficaces ;
- Se conformer aux lois, aux réglementations et aux autres exigences ;
- Et enfin, rayonner dans son milieu à la mesure des impacts de ses actions et de ses résultats.
Si votre organisation a des difficultés pour trouver un équilibre entre le conseil et la direction/coordination, revoyez les documents suivants afin de voir quels paramètres y sont définis :
- La charte de votre organisme et tous les autres documents constitutifs : les règlements généraux, etc. ;
- Le mandat du conseil, ses pouvoirs et ses responsabilités ;
- Les attentes clairement signifiées envers la direction/coordination par le CA ;
- Les mécanismes de délégation de pouvoirs
- Les responsabilités de la direction/coordination ;
- Les tâches des employés ;
- Le rôle des bénévoles.[1]
Si ces sources sont insuffisantes pour clarifier la situation, alors envisagez de demander au conseil de définir plus clairement les responsabilités, les procédures, les règlements, les politiques. En bout de piste, c’est aux personnes chargées de la gouvernance de s’assurer que les rôles organisationnels et les structures sont clairement définis.
[1] Les membres du conseil d’administration ne sont pas inclus dans les bénévoles dans ce cadre d’analyse. Ils sont une partie prenante.
